Smíchání osobních a firemních peněz patří mezi nejčastější chyby začínajících podnikatelů. Zpočátku se může zdát, že je to nejjednodušší řešení – vždyť je to přece všechno vaše. Jenže tento přístup vám brzy zkomplikuje život a může způsobit vážné problémy s účetnictvím, daněmi i plánováním. Pojďme se podívat, jak na to jít správně od samého začátku.
Proč je oddělení financí tak důležité
Představte si situaci: platíte nákup v supermarketu firemní kartou a zároveň tankujete služební auto z osobního účtu. Na konci měsíce pak sedíte nad výpisy a marně vzpomínáte, co bylo soukromé a co firemní. Znáte to? Oddělení financí vám ušetří hodiny práce a spoustu nervů.
Hlavním důvodem pro oddělení je přehlednost. Když máte jasně rozdělené příjmy a výdaje podnikatelské od těch osobních, okamžitě vidíte, jak si váš byznys skutečně stojí. Dokážete snadno zjistit, kolik podnikání vydělává, jaké má náklady a zda je ziskové. Bez tohoto oddělení jen těžko poznáte, jestli prosperuje, nebo žije z vašich osobních úspor.
Dalším důvodem je daňová optimalizace. Finanční úřad vyžaduje přesné vedení účetnictví a doložení všech nákladů. Když máte vše promíchané, riskujete, že některé oprávněné náklady neuplatníte, nebo naopak zahrnete osobní výdaje mezi firemní, což může vést k pokutám. Správné oddělení vám také pomůže při kontrolách – máte vše přehledně zdokumentované a připravené.
Praktické kroky k oddělení financí
Prvním krokem je založení samostatného firemního účtu. Nemusíte čekat, až budete mít společnost s ručením omezeným – i jako OSVČ byste měli mít oddělený účet pro podnikání. Většina bank dnes nabízí speciální podnikatelské účty s výhodnými podmínkami. Vyberte si takový, který odpovídá vašim potřebám – sledujte především poplatky za transakce a vedení účtu.
Jakmile máte účet, nastavte si jasná pravidla. Všechny příjmy z podnikání směřujte výhradně na tento podnikatelský či firemní účet. Stejně tak všechny firemní výdaje plaťte pouze z tohoto účtu. Pokud potřebujete převést peníze mezi osobním a podnikatelským účtem, veďte si o tom přesné záznamy. Tyto převody označujte jasně – například jako výběr zisku nebo půjčku společnosti.
Pořiďte si také samostatnou platební kartu pro firemní výdaje. Moderní banky nabízejí možnost mít k jednomu účtu více karet, což je praktické, pokud potřebujete kartu i pro zaměstnance nebo partnera. Díky samostatné kartě nebudete v pokušení platit firemní výdaje z osobního účtu.
Vedení přehledné evidence
Základem úspěšného oddělení financí je důsledná evidence. Nemusíte být účetní expert – stačí si vytvořit jednoduchý systém, který budete schopní dodržovat. Začněte tím, že si všechny účtenky a faktury budete okamžitě třídit na osobní a firemní. Používejte různé složky, krabice nebo digitální systémy pro jejich archivaci.
Velmi užitečné je vedení jednoduchého přehledu příjmů a výdajů. Můžete použít obyčejný Excel nebo některou z mnoha aplikací pro podnikatele. Důležité je zapisovat každou transakci hned, dokud si pamatujete, o co šlo. Ideálně si na konci každého týdne udělejte hodinku času a vše zkontrolujte a doplňte.
Moderní technologie vám mohou práci výrazně usnadnit. Většina bank nabízí export transakcí do účetních programů. Existují také aplikace, které umí naskenovat účtenku a automaticky z ní vytáhnout důležité údaje. Investice do takových nástrojů se vám rychle vrátí v ušetřeném čase a nervech.
Pokud potřebujete finance na jejich pořízení modernějších technologií, může být řešením i půjčka pro podnikatele. Pomůže vám zefektivnit vaše procesy a ušetří čas.
Řešení typických situací
V praxi se často setkáváte se situacemi, kdy není jasné, zda jde o osobní nebo firemní výdaj. Typickým příkladem je služební cesta, během které navštívíte i přátele. Nebo mobilní telefon, který používáte pro práci i soukromě. Jak to řešit?
U smíšených výdajů je nejlepší stanovit si poměr využití. Například pokud telefon používáte ze 70 % pro práci, můžete 70 % nákladů zahrnout do firemních výdajů. Tento poměr byste měli být schopní zdůvodnit a držet se ho konzistentně. Veďte si jednoduchý záznam o tom, jak jste k poměru došli – třeba týdenní monitoring hovorů.
Složitější je to s automobily a nemovitostmi. Pokud používáte osobní auto pro firemní účely, máte dvě možnosti:
- účtujte si cestovní náhrady podle ujetých kilometrů,
- zahrňte auto do firemního majetku a rozdělte náklady podle poměru využití.
Každá varianta má své výhody a nevýhody, konzultujte to raději s účetním či daňovým poradcem.
Vytvoření finanční rezervy a plánování
Oddělené finance vám umožní lépe plánovat budoucnost firmy i vaší rodiny. Když přesně víte, kolik firma vydělává, můžete si stanovit, jakou část zisku si budete pravidelně vyplácet a kolik necháte ve firmě na rozvoj nebo rezervy.
Firemní rezerva je nezbytností. Podnikání přináší výkyvy – jeden měsíc můžete mít rekordní tržby, další měsíc nemusí přijít skoro nic. Rezerva vám pomůže tyto výkyvy překlenout bez stresu. Doporučuje se mít rezervu minimálně na tři měsíce provozu, ideálně na půl roku. Budujte ji postupně, třeba tak, že každý měsíc odložíte 10–20 % zisku.
Stejně důležité je mít osobní finanční polštář. Nenechte se ukolébat dobrými měsíci a neutrácejte všechny peníze, které z firmy vyberete. Vytvořte si osobní rezervu, která vám pomůže, pokud by se firmě nedařilo. Díky oddělení financí budete přesně vědět, kolik si můžete dovolit vybrat, aniž byste ohrozili chod firmy.
Jak na výplatu a odvody
Způsob, jakým si vyplácíte peníze z firmy, závisí na formě vašeho podnikání. Jako OSVČ si teoreticky můžete vybírat peníze kdykoliv. Je však dobré si stanovit pravidelnou „výplatu“. Můžete si ji vyplácet měsíčně nebo čtvrtletně, podle toho, jak stabilní jsou vaše příjmy.
Nezapomínejte na odvody na sociální a zdravotní pojištění a na zálohy na daň z příjmu. Tyto peníze nejsou vaše – patří státu. Odkládejte si je stranou hned, jak přijde platba od klienta. Mnoho podnikatelů dělá chybu, že tyto peníze utratí a pak nemají na zálohy. Vytvořte si na firemním účtu podúčet nebo spořicí účet speciálně pro tyto účely.
Pokud máte společnost s ručením omezeným, je situace složitější a je lepší se o ní poradit s daňovým či účetním specialistou.
